Organizacja czasu

Dobra organizacja własnego czasu jest bardzo ważna w życiu prywatnym, natomiast życiu zawodowym to wręcz czynnik kluczowy. Dzięki właściwemu zaplanowaniu dnia, tygodnia czy też miesiąca możemy pozwolić sobie przede wszystkim na realizację wszystkich zadań zgodnie z planem i terminem ich realizacji, a jednocześnie będziemy mieli możliwość wydzielenia sobie czasu na odpoczynek. Istnieje wiele technik organizacji własnego czasu i radzenia sobie z rzeczywistością. Jedną nich jest GDT.

Czym jest GDT?

GDT to skrót od angielskiego zwrotu Get Things Done oznaczającego kończenie prac, które zostały rozpoczęte. Metoda ta polega na kolejkowaniu prac, grupowaniu ich w listy oraz zarządzaniu tymi listami. Autorem tej metody zarządzania czasem jest Dawid Allen. Została ona przez niego opisana w 2001 r. w jego książce pod tytułem „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity” Założeniem tej techniki jest lepsza organizacja czasu oraz uwolnienie swojej pamięci od listy obowiązków i prac do wykonania.

Metoda GDT wyróżnia pięć podstawowych procesów. Pierwszym z nich jest tzw. kolekcjonowanie. Wszystkie zadania do wykonania i niezbędne do wykonania prace powinny zostać przeniesione z pamięci na papier (bądź też inny nośnik). Następnie następuje gromadzenie tych informacji w jednym miejscu nazywanym koszykiem. Może nim być w zasadzie wszystko. Szafka na dokumenty, folder w komputer czy też pamięć uradzenia przenośnego to tylko niektóre z przykładów. Należy założyć określoną pojemność koszyka, a następnie regularnie go opróżniać i analizować.

Analizowanie zadań jest drugim procesem wchodzącym w skład metody GDT. Podstawowymi zasadami tego procesu jest wykonywanie zadań pojedynczo, rozpoczynanie realizacji zadań od początku koszyka i nie „wkładanie” wykonanych lub rozpoczętych zadań do koszyka.

Kolejny proces czyli porządkowanie wynika bezpośrednio z analizowania. Polega on na nadawaniu zadaniom określonej hierarchii odnośnie konieczności i czasu ich wykonania. Porządkowanie zapewnia prawidłową organizację pracy. Najmniejszą jednostką pomiaru jest tzw. zadanie następne. Jest to pojedyncza praca którą mona wykonać natychmiast. Nie posiada ona żadnych wewnętrznych etapów. Podczas organizacji tego typu zadań istotny jest ich kontekst ich realizacji. Podczas jego wykonywania powinniśmy mieć pod ręką inne podobne, dające się zrealizować w danym miejscu lub czasie. Innym rodzajem zadań są projekty. Wymagają one wykonanie więcej niż jednej pracy w ich obrębie.

Kolejnym proces składający się na GDT jest przegląd zadań. Lista prac, a także kalendarz powinny być przeglądane raz dziennie. W ten sposób mamy pewność, że zadani zaplanowane na konkretny dzień zostaną zrealizowane. Raz na tydzień zalecane jest przeglądanie całego koszyka wraz z zawartymi w nich zadaniami i projektami.

Ostatnim procesem jest realizacja zadań. W jego skład wchodzą try podstawowe działania a mianowicie realizacja zadań bieżących zaplanowanych, realizacja zadań bieżących niespodziewanych oraz planowanie pracy. Realizacja zadań oraz planowanie ich realizacji powinny odbywać się w oparciu o kontekst, priorytet wykonania, oraz posiadany czas i energię. Przykładowo zadania do wykonania w kontekście komputera czy telefonu powinny być wykonane jedno po drugim, pod warunkiem że pozwala nam na to czas i nie ma innych zadań o wyższym priorytecie.

Podstawowe narzędzia GDT

Jak już zostało wspomniane Getting Things Done skupia się na opróżnieniu pamięci i uwolnienie jej od wysiłku fizycznego związanego z zapamiętywaniem. Dlatego też konieczne jest wykorzystywanie różnego rodzaju narzędzi które można podzielić na dwie grupy. Pierwszą z nich są rozwiązania tradycyjne. Tutaj wykorzystuje się wszelkiego rodzaju notatniki, kalendarze książkowe, organizery czy też samoprzylepne karteczki. Rozwiązania tego typu cieszą się ogromną popularnością. Każdy producent kalendarzy posiada w swojej ofercie produkty w rożnych formatach i o różnej zawartości. Wybór pomiędzy nimi jest uzależniony tylko i wyłącznie od potrzeb osoby organizującej swój czas. Indywidualne potrzeby sprawiają, że w różnych sytuacjach lepiej sprawdzą się różne rozwiązania.

Druga grupą narzędzi są rozwiązania nowoczesne. Są to różnego rodzaju urządzenia elektroniczne pozwalające na zapis i organizowanie zadań. Mogą to więc być telefony komórkowe, urządzenia PDA, komputer przenośne i stacjonarne itp. Cena tego typu rozwiązań jest znacznie wyższa niż w przypadku tradycyjnych jednakże jest to przeważnie jednorazowy wydatek. Mogą one być wykorzystywane wielokrotnie posiadają wiele pomocnych w organizacji czasu funkcji.

O autorze
Czasem piszę, czasem czytam, hobbystycznie promuję darmowe programy. W zasadzie co tu więcej pisać